Z kim podpisać umowę? Sprawdź w 3 krokach

Jednym z warunków zawarcia ważnej umowy, jest jej podpisanie z uprawnioną osobą. Jeżeli zastanawiasz się z kim podpisać umowę, sprawdź wskazówki w niniejszym wpisie.

Dlaczego warto sprawdzić z kim możesz podpisać umowę?

Przed zawarciem umowy wiele czasu poświęcamy na analizowanie i ustalenie treści samej umowy. Albo i nie. Bez względu na podejście do umów w biznesie, bardzo często pomija się weryfikację, czy umowa będzie zawarta z prawidłową osobą. Jest to jednak istotny krok bez względu na to, z której jesteś strony.

Jeżeli podpiszesz umowę z osobą nieuprawnioną, to umowa ta może być nieważna. W praktyce może okazać się, że wykonasz usługi, za które możesz nie otrzymać wynagrodzenia albo zapłacisz za produkt, którego nie otrzymasz.

Istnieją mechanizmy prawne, które mogą pomóc dochodzić swoich racji. Jednak podjęcie kroków prawnych to konieczność dodatkowego – analizy sytuacji czy wystosowanie odpowiednich pism. A to jest związane często z kosztami i zawsze z poświęceniem przez Ciebie dodatkowego czasu.

Warto zatem zminimalizować straty i już przy zawarciu umowy zweryfikować, kto jest uprawniony do podpisania umowy z Tobą.

Krok 1. Sprawdź osobę uprawnioną do reprezentacji

W każdym przypadku możesz podpisać umowę z osobą uprawnioną do reprezentacji.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

Jeżeli drugą stroną umowy jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalnością gospodarczą, umowę możesz zawrzeć z tą właśnie osobą. Działa ona w swoim imieniu, jako osoba uprawniona do jej podpisania.

Stroną umowy z Janem Przedsiębiorczym prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą BUDOWLANI Jan Przedsiębiorczy, jest Jan Przedsiębiorczy, a nie BUDOWLANI Jan Przedsiębiorczy. Zwróć więc uwagę, że wskazujemy imię i nazwisko danej osoby, a nie nazwę prowadzonej przez niego działalności, czyli firmę.

Spółka

Jeżeli chcesz podpisać umowę z osobą prawną, osoba uprawniona do reprezentacji zależy od rodzaju tego podmiotu.

Przykładowo osoba uprawniona do reprezentacji:

• wspólnik – spółka jawna
• każdy partner albo zarząd, jeżeli jest powołany – spółka partnerska
• komplementariusze – spółka komandytowa i spółka komandytowo akcyjna
• zarząd spółki – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna
• zarząd – fundacja, stowarzyszenie

Osoby uprawnione do reprezentowania danej osoby prawnej możesz sprawdzić w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.

Uważaj na spółkę cywilną

Najwięcej problemów powoduje zawarcie umowy, w której występuje spółka cywilna. W takim przypadku stroną umowy nie będzie spółka cywilna, ale jej wspólnicy.

Spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem prawnym – nie ma osobowości prawnej w przeciwieństwie do np. spółki jawnej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to forma działalności – rodzaj umowy pomiędzy wspólnikami, że będą dążyć razem do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego.

Krok 2. Czy udzielono pełnomocnictwa?

Umowę w imieniu danej osoby fizycznej lub osoby prawnej może zawrzeć jej pełnomocnik. W takim przypadku:

Sprawdź czy prawidłowo udzielono pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo do zawarcia umowy powinno zostać udzielone przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, z którym jest podpisywana umowa.

Może zdarzyć się tak, że pełnomocnik udzielił dalszego pełnomocnictwa (pełnomocnictwo substytucyjne). W takim przypadku sprawdź, czy z treści pełnomocnictwa wynika możliwość udzielenia pełnomocnictwa substytucyjnego.

Zweryfikuj zakres pełnomocnictwa

Mocodawca, czyli osoba udzielająca pełnomocnictwa, musi wskazać jego zakres. Wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictw z uwagi na jego zakres:

• ogólne
• rodzajowe
• szczególne

Pełnomocnictwo ogólne to najszerszy rodzaj pełnomocnictwa. Na jego podstawie, pełnomocnik może dokonywać w imieniu mocodawcy czynności zwykłego zarządu.

W przepisach nie ma definicji „czynności zwykłego zarządu”. Uznaje się, że będą to działania, które są niezbędne dla prowadzenia i utrzymania danej działalności gospodarczej. Przykładowo będzie to zawieranie umów sprzedaży czy przyjmowanie zamówień. Zakres ten może być jednak różny w zależności od przedmiotu działalności danego podmiotu, a także nawet ulegać zmianie.

Pełnomocnictwo rodzajowe to pełnomocnictwo do określonego rodzaju działania, np. do zawierania w imieniu Mocodawcy umów o pracę. Zaś pełnomocnictwo szczególne to umocowanie to podjęcia przez pełnomocnika konkretnej i określonej czynności, np. zawarcia umowy o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych z Janem Kowalskim. Oba rodzaje pełnomocnictwa – rodzajowe i szczególne – mogą dotyczyć czynności zwykłego zarządu oraz czynności przekraczających zwykły zarząd.

Zawsze należy zweryfikować treść pełnomocnictwa, a ewentualne wątpliwości warto wyjaśnić z drugą stroną.

Sprawdź czy forma pełnomocnictwa jest właściwa

Pełnomocnictwo, aby było ważne, powinno być udzielone w odpowiedniej formie.

Udzielenie pełnomocnictwa ogólnego powinno mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. Jeżeli ktoś zapewnia Cię, że udzielono mu pełnomocnictwa, poproś o przesłanie co najmniej skanu odpowiedniego dokumentu.

W pewnych sytuacjach wymagana jest forma szczególna umowy. Na przykład umowa sprzedaży jest umową w formie aktu notarialnego. W takim przypadku pełnomocnictwo musi być udzielone w tej samej formie wymaganej dla zawarcia umowy.

Dołącz pełnomocnictwo do umowy

Jeżeli po drugiej stronie umowy występuje pełnomocnik, zadbaj o to, aby dokument pełnomocnictwa stanowił załącznik do umowy. Dzięki temu w każdej chwili i sytuacji będziesz mógł potwierdzić oraz wykazać, że podpisałeś umowę z osobą umocowaną do działania w imieniu drugiej strony.

Krok 3. Czy występuje prokurent?

Prokura to pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Udzielenie prokury powinno nastąpić na piśmie pod rygorem nieważności.

Prokurat podlega obowiązkowemu wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, czyli która ukończyła 18 r. ż.

Przedsiębiorca może umocować:

• jednego prokurenta, który może działać samodzielnie,
• kilku prokurentów, którzy muszą działać razem (prokura łączna)
• prokurent, który może działać tylko wraz z członkiem zarządu lub wspólnikiem (prokura mieszana).

Jeżeli osoba działająca w imieniu drugiej strony wskazuje, że jest prokurentem, sprawdź czy prokura jest ujawniona w odpowiednim rejestrze, a także jaki jest to rodzaj prokury.

To czy umowa będzie ważna może zależeć również od formy w jakiej ją zawrzesz. Sprawdź wpis „Umowa z klientem – jaka jest prawidłowa forma”.

Jeżeli chcesz podpisać umowę i potrzebujesz wsparcia prawnego – skontaktuj się ze mną.