Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Informacje mają fundamentalne znaczenie dla prowadzenia biznesu. Dlatego w wielu przypadkach ich odpowiednie zabezpieczenie może być dla firmy kluczowe. W tym celu stosowana jest umowa o zachowaniu poufności, tzw. non disclosure agreement (NDA).

Czy potrzebujesz umowy o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności bywa niedoceniana. Zdaje się bowiem, że najważniejsze są umowy określające warunki współpracy, w szczególności jej zasady, jak i wynagrodzenie. Zapomina się przy tym, że przepływ informacji w biznesie dzieje się cały czas. I często może mieć ogromne znaczenie dla Ciebie i Twojej firmy.

Wyobraź sobie, że świadczysz usługi szkoleniowe dla dużych firm. Współpracujesz z wirtualną asystentką, która pomaga Ci w organizacji tych szkoleń i wystawianiu faktur VAT. Ale pewnego dnia Twoja WA idzie na kawę z koleżankami pracującymi u konkurencji Twojego klienta i wymieniają się informacjami, kto korzysta z Twoich usług. A pech chciał, że Twój Klient nałożył na Ciebie obowiązek poufności. Nie chciał, aby konkurenci wiedzieli, gdzie szkolą się jego pracownicy, aby być bardziej konkurencyjny. Ale Ty zapomniałeś/aś zobowiązać do poufności swoją wirtualną asystentkę…

Albo masz świetny pomysł na cykl szkoleń online z dziedziny, na którą jest zapotrzebowanie. Dzięki temu możesz uzyskać z tego fajny zarobek. Rozmawiasz o tym projekcie ze współpracującym z Tobą grafikiem, który ma Ci przygotować odpowiednie grafiki do social media. Ale zanim wszystko jest gotowe Twój grafik idzie na piwo ze znajomymi i opowiada o Twoim pomyśle ze szczegółami. Bo przecież to świetny pomysł i jest podekscytowany współpracą. I nagle bum… Ktoś Cię wyprzedził. W Internecie pojawia się kurs innej osoby, dokładnie taki jak zaplanowałaś/eś, ale zanim jeszcze zdążyłeś/aś przygotować swój kurs do końca. Twój projekt już nie będzie takim gorącym towarem.

Czy powyższe sytuacje mogą mieć dla Ciebie negatywne skutki? Owszem. Klient może nie chcieć kontynuować z Tobą współpracy. Straciłaś/eś szansę na dochodowy produkt. Czy zaczynasz dostrzegać jak dużą rolę może mieć umowa o zachowaniu poufności w Twoim biznesie? Mam nadzieję, że tak.

Informacje poufne

Umowę o zachowaniu poufności podpisujesz po to, aby chronić Twój biznes przed ujawnieniem informacji, które mają dla Ciebie znaczenie. A zatem w NDA musisz określić, jakie informacje będą informacjami poufnymi w Twoim przypadku. Przykładowy katalog takich informacji znajdziesz w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w którym wskazano czym jest tajemnica przedsiębiorstwa.

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Pamiętaj, że dla każdego biznesu inne informacje mogą mieć charakter informacji poufnej. Dla jednych istotne znaczenie ma przykładowo określony proces produkcyjny oferowanych produktów, dla innych – strategia marketingowa czy baza klientów. Za każdym razem warto się zastanowić co chcesz chronić i czy dane informacje będą takiej ochronie podlegać. Nie mogą one być bowiem powszechnie znane czy łatwo dostępne.

W każdym jednak przypadku najważniejsze znaczenie będzie miało precyzyjne określenie zakresu informacji poufnych. To z punktu widzenia tego postanowienia będzie oceniane w przyszłości ewentualne naruszenie umowy.

Umowa o zachowaniu poufności – z kim zawrzeć NDA?

Wiesz już, że zakres informacji poufnych jest szeroki. Ponadto umowę o zachowaniu poufności możesz zawrzeć zarówno w trakcie istniejącej współpracy, jak i przed jej nawiązaniem, na etapie negocjowania warunków czy zasad projektu.

Przepisy nie ograniczają kręgu podmiotów, z którymi możesz zawrzeć umowę o zachowaniu poufności. Warto zatem żebyś rozważył/a jej podpisanie ze wszystkimi, którzy mają dostęp do Twoich informacji poufnych.

A zatem w kręgu osób, z którymi warto zawrzeć NDA mogą być:

• pracownicy, a także stażyści czy praktykanci,
• osoby, które współpracują z Tobą na podstawie umów cywilnoprawnych np. umowy o współpracy, dzieło czy zlecenie,
• Twoi klienci,
• potencjalni klienci, z którymi dopiero negocjujesz zasady współpracy,
• dostawcy usług.

NDA możesz zawrzeć zarówno z przedsiębiorcą, jak i z osobą, która działalności nie prowadzi.

Zobowiązanie do zachowania poufności

Decydując się za podpisanie NDA, oprócz ustalenia co strony będą rozumiały jako informacje poufne, trzeba też rozważyć, czy zobowiązanie do poufności ma obowiązywać obie strony czy tylko jedną z nich.

W przypadku dwustronnej umowy o zachowaniu poufności obie strony umowy nawzajem wymieniają się informacjami poufnymi. Wobec tego zobowiązanie do poufności jest obowiązkiem każdej ze stron. W zależności od tego na czym ma polegać współpraca między stronami, wystarczające może być podpisanie jednostronnego NDA. Jeżeli tylko Ty przekazujesz informacje poufne drugiej stronie, aby mogła ona zrealizować umówione usługi, wystarczy umowa poufności, w której obowiązek poufności zostanie nałożony na stronę, która otrzymuje dostęp do informacji poufnych.

Elementy umowy o zachowaniu poufności

W umowie o zachowaniu poufności możesz spotkać się również z takimi elementami jak:

1. Określenie standardu postępowania z informacjami poufnymi

Strony w NDA mogą ustalić zasady postępowania z przekazanymi informacjami w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa. Dzięki wskazaniu ich w umowie możesz mieć pewien wpływ na to, jak druga strona będzie się z tymi informacjami obchodzić. Działa to jednak również w drugą stronę – jeżeli to Ty jesteś zobowiązana/y do zachowania poufności, upewnij się, że masz możliwość te warunki spełnić.

Przykładowo zasady te mogą obejmować:

• zobowiązanie do poufności osób pracujących i współpracujących ze stroną, która otrzymuje informacje poufne,
• wymóg stosowania określonych rozwiązań technologicznych, np. szyfrowanie danych,
• obowiązek poinformowania w określonym terminie strony, która przekazała informacje poufne, o podejrzeniu wycieku tych informacji,
• zakaz wykorzystania informacji poufnych w innym celu niż dana współpraca.

2. Katalog informacji, które nie będą informacjami poufnymi

Często strony w umowie definiują wprost, jakie informacje nie będą miały charakteru poufnego. Będą to w sposób oczywisty informacje, które są powszechnie znane. Ale także m.in. informacje, które:

• strona otrzymująca informacje poufne posiadała przed rozpoczęciem negocjacji czy współpracy,
• druga strona opracowała sobie sama bez użycia informacji poufnych, np. różne zestawienia czy porównania,
• strony ustaliły wspólnie, że nie będą miały charakteru poufnego.

3. Wymóg oznaczania poufności danych

Strony w umowie określają zakres informacji, które mają charakter poufny. Zdarzają się jednak dodatkowe wymogi dotyczące oznaczania danej informacji jako poufnej. W przeciwnym przypadku strony ustalają, że danej informacji nie będą jako poufnej traktować.

W zależności po której stronie umowy się znajdujesz, postanowienie to warto stosować lub się go wystrzegać. Jest to bowiem zobowiązanie, o którym łatwo zapomnieć. Ponadto jeżeli masz innych pracowników/współpracowników, trudno może być Ci dopilnować, aby każdy z nich czynił każdorazowo dane zastrzeżenie. Pewnym rozwiązaniem może być zamieszczenie adnotacji w stopce maila o poufnym charakterze danej wiadomości. Warto jednak pamiętać, że informacje mogą być przekazywane również w inny sposób.

4. Poufny charakter informacji bez względu na sposób przekazania

I tak w opozycji do pkt 3 w umowach możesz spotkać się również z zapisem, że informacje mają charakter poufny bez względu na sposób w jaki zostały przekazany, a także od kogo pochodzą czy też od tego czy są w formie utrwalonej czy nie.

5. Wyłączenie obowiązku poufności

Niekiedy informacje mimo swojego poufnego charakteru muszą zostać ujawnione osobom trzecim. Z uwagi na charakter tego ujawnienia nie może ono stanowić naruszenia obowiązku poufności. Dlatego strony w umowach przewidują katalog takich sytuacji. Będzie to np.:

• obowiązek ujawnienia informacji na żądanie odpowiednich organów i urzędów,
• przekazanie informacji swoim podwykonawcom, jeżeli jest to niezbędne dla wykonania umowy pomiędzy Tobą a drugą stroną.

6. Obowiązek zwrotu lub usunięcia informacji poufnych

Zawierając NDA najczęściej myślimy o początku współpracy. Warto jednak już wtedy pomyśleć o tym, co ma stać się z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy. Może to być obowiązek zwrotu tych informacji czy też ich usunięcia czy zniszczenia. Wszystko zależy od formy przekazania danych.

Nie zapomnij również o wskazaniu terminu, w którym zwrot lub usunięcie danych ma nastąpić.

Naruszenie obowiązku poufności

Umowa o zachowaniu poufności ma wiele zalet. Przede wszystkim chroni Cię ona nie tylko przed sytuacją, gdy ktoś z celowo ujawnił ważne dla Twojego biznesu informacje. Zobowiązanie do poufności dotyczy również sytuacji, gdy ktoś ujawnił je nieświadomie. Na przykład nie wiedział, że jakaś informacja ma znaczenie dla Twojej działalności albo przekazał je omyłkowo innej, niepowołanej osobie.

Warto zatem zawrzeć umowę o zachowaniu poufności, a w niej wskazać, że naruszeniem obowiązku poufności jest każde ujawnienie informacji poufnej osobie trzeciej bez Twojej uprzedniej zgody.

Kara umowna w umowie o zachowaniu poufności

Zaletą zawarcia umowy o zachowaniu poufności jest możliwość wprowadzenia tzw. kary umownej. Jest to kwota, którą druga strona zobowiązuje się zapłacić Ci, jeżeli naruszy umowę. Czy wprowadzenie kary umownej jest obowiązkowe? Nie. Natomiast bardzo uprości Ci życie.

Jeżeli druga strona naruszy umowę i w związku z tym poniesiesz szkodę, będziesz mogła/mógł dochodzić odszkodowania. W tym celu będzie trzeba wykazać, że:

• druga strona naruszyła umowę,
• powstała Twoja szkoda i jaka jest jej wysokość,
• związek pomiędzy działaniem drugiej strony a Twoją szkodą.

Gdy w umowie masz zapisaną karę umowną, wystarczy że wykażesz, że doszło do naruszenia umowy. Druga strona już na tej tylko podstawie będzie zobowiązana do zapłaty Ci ustalonej kwoty. O ileż mniej problemu, prawda?

W jakiej formie podpisać umowę o zachowaniu poufności

Zobowiązanie do zachowania poufności może mieć formę oddzielnej umowy albo znajdować się wśród postanowień regulujących współpracę między Tobą a drugą stroną.

Przepisy nie wymagają żadnej formy dla umowy o zachowaniu poufności. Będę jednak przekonywać Cię, abyś zawarł/a taką umowę w formie pisemnej albo chociaż dokumentowej. Formą dokumentową będzie przykładowo skan podpisanej umowy przesłany za pośrednictwem wiadomości e-mail.

W razie sporu będziesz musiał wykazać warunki umowy zawartej z drugą stroną. A zatem m.in. zakres informacji, które określiliście jako poufne czy sposób postępowania z tymi informacjami. Przyznasz, że bez posiadania tych ustaleń w formie utrwalonej jest bardzo niska szansa, że uda Ci się wykazać swoje racje?

Warto zatem minimalizować sobie ilość potencjalnych problemów w przyszłości i już od samego początku podejmować odpowiednie kroki, żeby chronić Twój biznes.

Jak długo obowiązuje umowa o zachowaniu poufności?

Zawierając NDA powinnaś/powinieneś określić czas trwania zobowiązania do poufności. Najczęściej umowa o zachowaniu poufności trwa co najmniej tak długo, jak trwa współpraca pomiędzy stronami.

Czasem strony mogą uznać za uzasadnione, aby dane informacje były zachowane w poufności przez określony czas, również po zakończeniu współpracy. W takim przypadku można wskazać konkretną datę, do której strony zobowiązane są do zachowania poufności. Można ten czas określić również w miesiącach lub latach.

Warto unikać formułowania obowiązku zachowania poufności przez czas nieokreślony. Przyjmuje się bowiem, że taką umowę można wypowiedzieć w każdym czasie. A to w sposób oczywisty nie sprzyja ochronie istotnych dla Ciebie informacji.

Ponadto należy uważać na ustalanie bardzo długich okresów obowiązku poufności, np. 15 czy 20 lat. Cechą informacji poufnych jest to, że mają znaczenie gospodarcze, a także nie są powszechnie znane. Taki znaczny upływ czasu może istotnie wpłynąć na znaczenie informacji określonych jako poufne. I okaże się, że informacje, które miały podlegać ochronie na gruncie danej umowy już wcale poufne nie są.

Chcesz przygotować umowę o zachowaniu poufności dopasowaną do Twojego biznesu? A może Twój klient chce, abyś Ty podpisał takie zobowiązanie i potrzebujesz wsparcia prawnego?

Zdjęcie w nagłówku: photo by Georg Bommeli on Unsplash