poufność - Twórca w prawie | Patrycja Cydejko

Umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem

Patrycja Cydejko — Sat, 07 May 2022 19:34:39 +0000

Wiesz już czym jest zakaz konkurencji, a także kiedy i z kim możesz zawrzeć taką umowę. Czy zastanawiałaś/eś się jednak, czy umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem jest obowiązkowa? Odpowiedź znajdziesz w tym wpisie. Pracownik a zakaz konkurencji Na początku rzecz kluczowa – przepisy, w tym przepisy prawa pracy, nie przewidują domniemania zakazu konkurencji. W kodeksie pracy znajdziesz przepis zgodnie z którym pracownik ma obowiązek „dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę” (art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu pracy). Na czym dokładnie polegają te obowiązki? Dbanie o dobro zakładu pracy to przede wszystkim obowiązek pracownika do podejmowania działań w interesie pracodawcy. Dodatkowo pracownik jest zobowiązany do poufności na podstawie przepisów prawa pracy. Więcej o obowiązku poufności przeczytasz we wpisach: „Umowa o zachowaniu poufności (NDA)” oraz „Odpowiedzialność za ujawnienie informacji poufnych, gdy nie masz NDA„. Działalność konkurencyjna może być związana z naruszeniem obowiązku dbania o dobro pracodawcy oraz ujawnieniem informacji poufnych. Jednak naruszenie tych obowiązków przez pracownika nie jest równoznaczne z działalnością konkurencyjną i na odwrót. Czy potrzebna jest umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem? Tak, jeżeli dany pracownik jest kluczowy dla Twojego biznesu i chcesz ograniczyć ryzyko działań konkurencyjnych z jego strony. Co więcej, na konieczność zawarcia w tym zakresie umowy wskazuje art. 1011 § 1 kodeksu pracy: W zakresie określonym w odrębnej umowie, pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani też świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (zakaz konkurencji). Pamiętaj jednak, że taka umowa z pracownikiem musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jednocześnie żaden przepis nie zobowiązuje Cię do zawierania takiej umowy z każdym pracownikiem w każdej sytuacji. Decyzja o wprowadzeniu zakazu konkurencji w relacji z danym pracownikiem należy jedynie do Ciebie. O elementach umowy o zakazie konkurencji, w tym o wynagrodzeniu za jego obowiązywanie przeczytasz więcej we wpisie „Zakaz konkurencji – co warto o nim wiedzieć?” Chcesz przygotować umowę o zakazie konkurencji dla pracownika? A może Ty masz podpisać takie zobowiązanie i potrzebujesz wsparcia prawnego? Zapraszam do kontaktuPatrycja Cydejko-Stachowiak radca prawnytel. 883 541 564e-mail: kancelaria@cydejko-stachowiak.pl Photo by Green Chameleon on Unsplash

Artykuł Umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem pochodzi z serwisu Twórca w prawie | Patrycja Cydejko.

Zakaz konkurencji – co warto o nim wiedzieć?

Patrycja Cydejko — Thu, 05 May 2022 20:00:57 +0000

Prowadząc biznes współpracujesz z różnymi osobami. Mogą to być pracownicy, jak i osoby na umowach cywilnoprawnych, np. na umowie współpracy czy zlecenia. Mogą mieć one dostęp do cennych informacji będących know-how Twojego biznesu. Te z kolei mogłyby pozwolić im zbudować własną firmę – Twojego konkurenta na rynku. Chcesz tego uniknąć? Zadbaj o umowę o zakazie konkurencji. Zakaz konkurencji to zobowiązane danej osoby, aby nie podejmowała ona określonych form działalności, które są konkurencyjne wobec Twojego biznesu. W uproszczeniu – takie same jak Twoje i skierowane do tych samych klientów. Umowa o zakazie konkurencji Umowę o zakazie konkurencji możesz zawrzeć z pracownikami czy też osobami współpracującymi z Tobą na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia czy współpracy. Możesz również zawrzeć ją w ramach umowy podstawowej z daną osobą albo jako oddzielną umowę. Najważniejsze jest jednak to, że przepisy nie przewidują domniemania zakazu konkurencji. Wobec przedsiębiorców obowiązuje ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dotyczy ona jednak form działalności konkurencyjnej, których nie można prowadzić, a które zostały w ustawie wskazane. A nie zaś zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej w ogóle. Jeżeli zatem chcesz wprowadzić miedzy Tobą a daną osobą zakaz, to musisz zawrzeć umowę w tym zakresie. Więcej o umowie z pracownikiem przeczytasz we wpisie: „Umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem„. Kiedy i w jakie formie zawrzeć umowę o zakazie konkurencji? Umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. W przeciwnym razie nie będzie ona obowiązywać. Względem innych osób, które współpracują z Tobą na innej podstawie, nie ma takiego wymogu, ale namawiam Cię, abyś i w tym przypadku posłużył/a się formą pisemną. W przypadku sporu będziesz musiał/a wykazać, że został taki zakaz konkurencji uzgodniony przez strony oraz jego warunki. Umowa może być zawarta również w każdym momencie – przy zawarciu umowy podstawowej czy też później. Jeżeli zakaz konkurencji ma obowiązywać po ustaniu relacji między Tobą a daną osobą, to możesz zawrzeć ją również na etapie wypowiedzenia umowy podstawowej. Elementy zakazu konkurencji Dla skutecznego zastrzeżenia zakazu konkurencji nie wystarczy wskazanie zobowiązania do powstrzymania się od działań konkurencyjnych. Trzeba zadbać również prawidłowe określenie następujących kwestii: formy działań konkurencyjnych – najczęściej określane bardzo szeroko jako zakaz jakiejkolwiek współpracy bez względu na jej podstawę prawną na rzecz podmiotów konkurencyjnych, w szczególności zakaz: podejmowania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia, dzieło, umowy agencyjnej, pełnienia funkcji w organach spółek, uczestnik spółki osobowej, posiadania udziałów lub akcji w podmiotach konkurencyjnych, wspierania czy organizowania działalności podmiotów konkurencyjnych, a także doradztwo na ich rzecz, działania własne lub na rzecz osoby trzeciej itp. 2. wskazanie podmiotów konkurencyjnych, poprzez wskazanie konkretnych podmiotów z nazwy, opisanie przedmiotu ich działalności albo ich PKD; 3. czas trwania zakazu – zakaz konkurencji może obowiązywać przez cały czas trwania umowy między Tobą a Twoim pracownikiem/współpracownikiem, ale również po jej zakończeniu; 4. zakres terytorialny zakazu, czyli obszar, na którym jest zakazane podejmowanie działań uzgodnionych jako konkurencyjne. Warto tutaj wskazać teren na którym działasz, lub na który realnie planujesz rozszerzyć swoje działania. 5. wynagrodzenie (odszkodowanie) za zakaz konkurencji 5. konsekwencje naruszenia zakazu konkurencji, np. Twoje uprawnienie do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym z osobą, która podjęła działania konkurencyjne, albo zastrzeżenie kary umownej. Powyżej znajdziesz oczywiście jedynie kierunek działań. Finalna treść zakazu konkurencji powinna uwzględniać Twoją aktualną i planowaną aktywność. Nie trać z oczu jednak, że chodzi o zabezpieczenie Twoich interesów przed realną konkurencją. Twoim celem nie może być zatem próba utrudnienia lub uniemożliwienia prowadzenia przez dana osobę jakiejkolwiek działalności. Wynagrodzenie za zakaz konkurencji Zakaz konkurencji w czasie trwania umowy podstawowej zasadniczo może być nieodpłatny, zarówno w przypadku pracowników, jak i umów cywilnoprawnych. Różnice zaczynają się, gdy zakaz konkurencji ma obowiązywać po ustaniu umowy podstawowej. Były pracownik W przypadku, gdy zakaz konkurencji ma obowiązywać pracownika po ustaniu stosunku pracy, należy określić wysokość odszkodowania należnego pracownikowi. Takie odszkodowanie nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Jeżeli zakaz konkurencji ma obowiązywać przez 6 miesięcy po ustaniu stosunku pracy, to aby obliczyć wysokość odszkodowania należnego pracownikowi musisz ustalić sumę wynagrodzenia, które pracownik otrzymał w czasie ostatnich 6 miesięcy stosunku pracy, a następne obliczyć 25% tej wartości. Odszkodowanie takie możesz wypłacać w miesięcznych ratach. Umowa cywilnoprawna W przypadku umów cywilnoprawnych nie ma wymogu prawnego co do wypłaty odszkodowania za obowiązywanie zakazu konkurencji po ustaniu umowy podstawowej. W pewnych sytuacjach jednak brak odszkodowania może zostać uznany przez sąd za sprzeczny z zasadami współżycia społecznego. Będzie tak w sytuacji, gdy m.in. zakaz konkurencji został skonstruowany w taki sposób, że uniemożliwia danej osobie jakąkolwiek działalność, zaś druga strona nie miała możliwości negocjowania go w jakikolwiek sposób. Ważny może być również czas trwania zakazu albo czy wprowadzenie zakazu było faktycznie uzasadnione tj. czy dana osoba faktycznie miała dostęp do istotnych informacji. Zawierając umowę o zakazie konkurencji nie można zatem doprowadzić do sytuacji, gdy druga strona z uwagi na zakaz musi zaprzestać aktywności zawodowej. Bardzo ważne jest zatem prawidłowe określenie zakresu tego zakazu tak, aby „nie przesadzić”. Zwolnienie z zakazu konkurencji W chwili zawierania umowy o zakazie konkurencji możesz mieć przekonanie o zasadności zakazu obowiązującego po ustaniu umowy podstawowej, a po upływie jakiegoś czasu może okazać się, że nie jest potrzebne jego dalsze utrzymanie. Na taki wypadek warto wprowadzić w umowie o zakazie konkurencji postanowienie, które uprawnia Cię do złożenia jednostronnego oświadczenia o zwolnieniu drugiej strony z zakazu konkurencji po ustaniu umowy. Dzięki temu zakaz konkurencji ustanie. Ma to szczególne znaczenie, jeżeli w umowie zastrzeżono wynagrodzenie za obowiązywanie zakazu konkurencji po ustaniu umowy głównej. W przypadku zwolnienia z zakazu, nie będziesz musiał/a dalej wypłacać wynagrodzenia. Podsumowanie Umowa o zakazie konkurencji jest często spotykana w praktyce. Zanim jednak zaczniesz ją stosować, rozważ z kim tak na prawdę warto ją podpisać. Będą to przede wszystkim osoby kluczowe dla Twojego biznesu. Nie trać zatem sił na podpisywanie umowy o zakazie konkurencji ze wszystkimi w Twoim otoczeniu. Skup się na tych relacjach, które mają najważniejsze znaczenie, a jednocześnie mogą być źródłem możliwej konkurencji. Szczególnie, że zakaz konkurencji może wiązać się z koniecznością wypłaty dodatkowego wynagrodzenia danej osobie. Chcesz przygotować umowę o zakazie konkurencji dopasowaną do Twojego biznesu? A może Ty masz podpisać takie zobowiązanie i potrzebujesz wsparcia prawnego? Zapraszam do kontaktuPatrycja Cydejko-Stachowiak radca prawnytel. 883 541 564e-mail: kancelaria@cydejko-stachowiak.pl Photo by Mesh on Unsplash

Artykuł Zakaz konkurencji – co warto o nim wiedzieć? pochodzi z serwisu Twórca w prawie | Patrycja Cydejko.

Odpowiedzialność za ujawnienie informacji poufnych, gdy nie masz NDA

Patrycja Cydejko — Tue, 01 Mar 2022 08:00:00 +0000

Informacje są najcenniejszym zasobem Twojej firmy. Czasem o ich wartości jednak możesz przekonać się dopiero, gdy zostaną przez kogoś ujawnione. Dlatego warto dbać o ich ochronę od samego początku i na każdym etapie. Najlepszym narzędziem będzie umowa o zachowaniu poufności. Przepisy jednak przewidują odpowiedzialność za ujawnienie Twoich informacji poufnych także w sytuacji, gdy nie masz NDA. Sprawdź je. Informacje poufne i umowa o zachowaniu poufności Informacją poufną będzie każda informacja o wartości gospodarczej dla Twojego biznesu. Ale dla każdej firmy może to oznaczać co innego. Dla jednego przedsiębiorcy będzie to skład topowego produktu, dla innego lista klientów, a dla jeszcze innego strategia marketingowa firmy. Podstawowy sposób ochrony informacji poufnych to umowa o zachowaniu poufności, zwana również NDA (non disclosure agreement). Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak przygotować dobrą NDA to zapoznaj się z wpisem pt. „Umowa o zachowaniu poufności”. Jeżeli jednak trafiłaś_eś na ten wpis, to prawdopodobnie nie zawarłaś_eś umowy o zachowaniu poufności. Poniżej znajdziesz informacje, jak na podstawie obowiązujących przepisów możesz dochodzić roszczeń w związku z ujawnieniem Twoich informacji poufnych. I to nawet w sytuacji, gdy nie masz NDA. Odpowiedzialność za ujawnienie informacji poufnych Podstawa odpowiedzialności osoby, która ujawniła Twoje informacje poufne, będzie zależała od tego czy jest to Twój pracownik, czy może inny przedsiębiorca. Przedsiębiorca, który naruszył obowiązek poufności Podstawowe znaczenie w kontekście ochrony informacji poufnych ma ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Znajduje ona zastosowanie w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami. A zatem może dotyczyć Twoich współpracowników prowadzących działalność gospodarczą, dostawców czy nawet klientów. Tajemnica przedsiębiorstwa W ustawie mowa jest o tajemnicy przedsiębiorstwa. Co ważne, zawiera ona nie tylko zakaz ujawniania czyichś informacji poufnych, ale także zakaz pozyskiwania ich i wykorzystania we własnych celach. Takie działanie będzie bowiem czynem nieuczciwej konkurencji. Art. 11 ust. 2 ustawy stanowi, że tajemnicą przedsiębiorstwa są „informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą”. Jak widzisz określenie tego co jest informacją poufną jest ogólne i może w niektórych przypadkach nie być wystarczające. Aby móc mówić o tajemnicy przedsiębiorstwa muszą być również spełnione jeszcze dwa warunki: #1. Informacje te nie mogą być one powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób. Zgodzisz się, że trudno mówić o informacji poufnej, gdy jest ona znana już innym lub na wyciągnięcie ich ręki, prawda? #2. musisz podjąć działania, aby utrzymać te informacje w poufności. Odpowiedzialność za ujawnienie informacji poufnych Co zrobić, gdy inny przedsiębiorca naruszy tajemnicę Twojego przedsiębiorstwa? Jeżeli poniosłaś_eś w związku z tym szkodę i chcesz otrzymać odszkodowanie, będzie trzeba skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. Przed sądem będziesz musiał_a wykazać, że: poniosłaś_eś szkodę, a także w jakiej wysokości, Twoja szkodę wyrządziła dana osoba poprzez ujawnienie określonych informacji, informacje, które zostały ujawnione były tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy. Pamiętaj, że to na Tobie spoczywa tzw. ciężar dowodu. Czyli Twoim obowiązkiem będzie wykazanie powyższych kwestii, żeby wygrać sprawę. Wykazanie tych okoliczności nie należy do łatwych. Musisz mieć na uwadze, że mogą wystąpić na Twojej drodze różne przeszkody, na przykład: Twój współpracownik ujawnił informacje, które mogą wykraczać poza informacje techniczne, technologiczne i organizacyjne przedsiębiorstwa, osoba, która ujawniła dane może wykazać, że informacje te były już innym znane, nie podjęłaś_podjąłeś żadnych działań, aby zapewnić poufność danych, mogły wydarzyć się inne sytuacje, które miały wpływ na powstanie szkody lub przyczynić się do jej powstania. Odpowiedzialność pracownika za ujawnienie informacji poufnych Jeżeli osobą, która ujawniła Twoje informacje poufne, będzie Twój pracownik, zastosowanie będzie miała ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu pracy pracownik jest zobowiązany m.in. zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. A zatem naruszenie poufności będzie stanowiło naruszenie obowiązków pracowniczych. Zwracam Twoją uwagę, że w tym przypadku nie jest konieczne, aby informacja, która została ujawniona, miała znaczenie gospodarcze. Może ona mieć zatem różny charakter. Warunkiem jest, aby jej ujawnienie mogło narazić Ciebie na szkodę. Ujawnienie informacji poufnej przez pracownika może mieć dwa rodzaje konsekwencji: #1. Naruszenie obowiązków pracowniczych Jeżeli w działaniu pracownika można dopatrzeć się winy (umyślnej albo rażącego niedbalstwa), można mówić o ciężkim naruszeniu obowiązków pracowniczych. W takim przypadku będziesz mogła_mógł rozwiązać umowę z takim pracownikiem bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika. #2. Odpowiedzialność materialna Jeżeli poniosłeś szkodę w skutek działania pracownika, możesz pociągnąć go do odpowiedzialności materialnej. Obowiązują przy tym jednak pewne zasady: pracownik odpowiada za szkodę w granicach rzeczywistej straty, którą poniosłaś_eś. Może zatem odpowiadać za to, że dany Klient, który prowadził z Tobą negocjację warunków współpracy, zerwał rozmowy na skutek ujawnienia danej informacji przez pracownika. Ale nie odpowiada za wszystkie hipotetycznie możliwe współprace z Klientami, które mógłbyś nawiązać, gdyby dane informacje nie ujrzały światła dziennego. musisz wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność danego pracownika oraz wysokość Twojej szkody. odpowiedzialność pracownika jest ograniczona kwotowo i nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Jeżeli wykażesz, że pracownik działał umyślnie, wtedy dopiero będzie miał obowiązek naprawienia Ci całej szkody. Co zrobić, gdy nie masz NDA? Jak widzisz, obowiązujące przepisy przewidują odpowiedzialność osób za ujawnienie Twoich informacji poufnych. Nie są to jednak rozwiązania idealne, gdyż zawierają różnego rodzaju ograniczenia. Dlatego namawiam Cię, abyś poświęcił_a chwilę lub dwie na zastanowienie się nad tym, jakie informacje mają istotne znaczenie dla Twojego biznesu. A następnie chronił_a je w oparciu o prawidłowo przygotowaną umowę o zachowaniu poufności. W wielu przypadkach dzięki NDA druga osoba przyłoży większą wagę do dbałości o dane, jakie jej przekazujesz, aby nie narazić się na odpowiedzialność. A jeżeli i tak dojdzie do naruszenia poufności, to będziesz miał_a w ręku dobre narzędzie do egzekwowania odpowiedzialności za ujawnienie Twoich informacji poufnych. Zadbaj o swoje prawa już dzisiaj, by potem móc się koncentrować na biznesie. Potrzebujesz wsparcia przy NDA? A może ktoś ujawnił Twoje informacje poufne? Zapraszam do kontaktuPatrycja Cydejko-Stachowiak radca prawnytel. 883 541 564e-mail: kancelaria@cydejko-stachowiak.pl Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Artykuł Odpowiedzialność za ujawnienie informacji poufnych, gdy nie masz NDA pochodzi z serwisu Twórca w prawie | Patrycja Cydejko.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Patrycja Cydejko — Mon, 07 Feb 2022 16:00:00 +0000

Informacje mają fundamentalne znaczenie dla prowadzenia biznesu. Dlatego w wielu przypadkach ich odpowiednie zabezpieczenie może być dla firmy kluczowe. W tym celu stosowana jest umowa o zachowaniu poufności, tzw. non disclosure agreement (NDA). Czy potrzebujesz umowy o zachowaniu poufności? Umowa o zachowaniu poufności bywa niedoceniana. Zdaje się bowiem, że najważniejsze są umowy określające warunki współpracy, w szczególności jej zasady, jak i wynagrodzenie. Zapomina się przy tym, że przepływ informacji w biznesie dzieje się cały czas. I często może mieć ogromne znaczenie dla Ciebie i Twojej firmy. Wyobraź sobie, że świadczysz usługi szkoleniowe dla dużych firm. Współpracujesz z wirtualną asystentką, która pomaga Ci w organizacji tych szkoleń i wystawianiu faktur VAT. Ale pewnego dnia Twoja WA idzie na kawę z koleżankami pracującymi u konkurencji Twojego klienta i wymieniają się informacjami, kto korzysta z Twoich usług. A pech chciał, że Twój Klient nałożył na Ciebie obowiązek poufności. Nie chciał, aby konkurenci wiedzieli, gdzie szkolą się jego pracownicy, aby być bardziej konkurencyjny. Ale Ty zapomniałeś/aś zobowiązać do poufności swoją wirtualną asystentkę… Albo masz świetny pomysł na cykl szkoleń online z dziedziny, na którą jest zapotrzebowanie. Dzięki temu możesz uzyskać z tego fajny zarobek. Rozmawiasz o tym projekcie ze współpracującym z Tobą grafikiem, który ma Ci przygotować odpowiednie grafiki do social media. Ale zanim wszystko jest gotowe Twój grafik idzie na piwo ze znajomymi i opowiada o Twoim pomyśle ze szczegółami. Bo przecież to świetny pomysł i jest podekscytowany współpracą. I nagle bum… Ktoś Cię wyprzedził. W Internecie pojawia się kurs innej osoby, dokładnie taki jak zaplanowałaś/eś, ale zanim jeszcze zdążyłeś/aś przygotować swój kurs do końca. Twój projekt już nie będzie takim gorącym towarem. Czy powyższe sytuacje mogą mieć dla Ciebie negatywne skutki? Owszem. Klient może nie chcieć kontynuować z Tobą współpracy. Straciłaś/eś szansę na dochodowy produkt. Czy zaczynasz dostrzegać jak dużą rolę może mieć umowa o zachowaniu poufności w Twoim biznesie? Mam nadzieję, że tak. Informacje poufne Umowę o zachowaniu poufności podpisujesz po to, aby chronić Twój biznes przed ujawnieniem informacji, które mają dla Ciebie znaczenie. A zatem w NDA musisz określić, jakie informacje będą informacjami poufnymi w Twoim przypadku. Przykładowy katalog takich informacji znajdziesz w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w którym wskazano czym jest tajemnica przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności. Pamiętaj, że dla każdego biznesu inne informacje mogą mieć charakter informacji poufnej. Dla jednych istotne znaczenie ma przykładowo określony proces produkcyjny oferowanych produktów, dla innych – strategia marketingowa czy baza klientów. Za każdym razem warto się zastanowić co chcesz chronić i czy dane informacje będą takiej ochronie podlegać. Nie mogą one być bowiem powszechnie znane czy łatwo dostępne. W każdym jednak przypadku najważniejsze znaczenie będzie miało precyzyjne określenie zakresu informacji poufnych. To z punktu widzenia tego postanowienia będzie oceniane w przyszłości ewentualne naruszenie umowy. Umowa o zachowaniu poufności – z kim zawrzeć NDA? Wiesz już, że zakres informacji poufnych jest szeroki. Ponadto umowę o zachowaniu poufności możesz zawrzeć zarówno w trakcie istniejącej współpracy, jak i przed jej nawiązaniem, na etapie negocjowania warunków czy zasad projektu. Przepisy nie ograniczają kręgu podmiotów, z którymi możesz zawrzeć umowę o zachowaniu poufności. Warto zatem żebyś rozważył/a jej podpisanie ze wszystkimi, którzy mają dostęp do Twoich informacji poufnych. A zatem w kręgu osób, z którymi warto zawrzeć NDA mogą być: pracownicy, a także stażyści czy praktykanci, osoby, które współpracują z Tobą na podstawie umów cywilnoprawnych np. umowy o współpracy, dzieło czy zlecenie, Twoi klienci, potencjalni klienci, z którymi dopiero negocjujesz zasady współpracy, dostawcy usług. NDA możesz zawrzeć zarówno z przedsiębiorcą, jak i z osobą, która działalności nie prowadzi. Zobowiązanie do zachowania poufności Decydując się za podpisanie NDA, oprócz ustalenia co strony będą rozumiały jako informacje poufne, trzeba też rozważyć, czy zobowiązanie do poufności ma obowiązywać obie strony czy tylko jedną z nich. W przypadku dwustronnej umowy o zachowaniu poufności obie strony umowy nawzajem wymieniają się informacjami poufnymi. Wobec tego zobowiązanie do poufności jest obowiązkiem każdej ze stron. W zależności od tego na czym ma polegać współpraca między stronami, wystarczające może być podpisanie jednostronnego NDA. Jeżeli tylko Ty przekazujesz informacje poufne drugiej stronie, aby mogła ona zrealizować umówione usługi, wystarczy umowa poufności, w której obowiązek poufności zostanie nałożony na stronę, która otrzymuje dostęp do informacji poufnych. Elementy umowy o zachowaniu poufności W umowie o zachowaniu poufności możesz spotkać się również z takimi elementami jak: 1. Określenie standardu postępowania z informacjami poufnymi Strony w NDA mogą ustalić zasady postępowania z przekazanymi informacjami w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa. Dzięki wskazaniu ich w umowie możesz mieć pewien wpływ na to, jak druga strona będzie się z tymi informacjami obchodzić. Działa to jednak również w drugą stronę – jeżeli to Ty jesteś zobowiązana/y do zachowania poufności, upewnij się, że masz możliwość te warunki spełnić. Przykładowo zasady te mogą obejmować: zobowiązanie do poufności osób pracujących i współpracujących ze stroną, która otrzymuje informacje poufne, wymóg stosowania określonych rozwiązań technologicznych, np. szyfrowanie danych, obowiązek poinformowania w określonym terminie strony, która przekazała informacje poufne, o podejrzeniu wycieku tych informacji, zakaz wykorzystania informacji poufnych w innym celu niż dana współpraca. 2. Katalog informacji, które nie będą informacjami poufnymi Często strony w umowie definiują wprost, jakie informacje nie będą miały charakteru poufnego. Będą to w sposób oczywisty informacje, które są powszechnie znane. Ale także m.in. informacje, które: strona otrzymująca informacje poufne posiadała przed rozpoczęciem negocjacji czy współpracy, druga strona opracowała sobie sama bez użycia informacji poufnych, np. różne zestawienia czy porównania, strony ustaliły wspólnie, że nie będą miały charakteru poufnego. 3. Wymóg oznaczania poufności danych Strony w umowie określają zakres informacji, które mają charakter poufny. Zdarzają się jednak dodatkowe wymogi dotyczące oznaczania danej informacji jako poufnej. W przeciwnym przypadku strony ustalają, że danej informacji nie będą jako poufnej traktować. W zależności po której stronie umowy się znajdujesz, postanowienie to warto stosować lub się go wystrzegać. Jest to bowiem zobowiązanie, o którym łatwo zapomnieć. Ponadto jeżeli masz innych pracowników/współpracowników, trudno może być Ci dopilnować, aby każdy z nich czynił każdorazowo dane zastrzeżenie. Pewnym rozwiązaniem może być zamieszczenie adnotacji w stopce maila o poufnym charakterze danej wiadomości. Warto jednak pamiętać, że informacje mogą być przekazywane również w inny sposób. 4. Poufny charakter informacji bez względu na sposób przekazania I tak w opozycji do pkt 3 w umowach możesz spotkać się również z zapisem, że informacje mają charakter poufny bez względu na sposób w jaki zostały przekazany, a także od kogo pochodzą czy też od tego czy są w formie utrwalonej czy nie. 5. Wyłączenie obowiązku poufności Niekiedy informacje mimo swojego poufnego charakteru muszą zostać ujawnione osobom trzecim. Z uwagi na charakter tego ujawnienia nie może ono stanowić naruszenia obowiązku poufności. Dlatego strony w umowach przewidują katalog takich sytuacji. Będzie to np.: obowiązek ujawnienia informacji na żądanie odpowiednich organów i urzędów, przekazanie informacji swoim podwykonawcom, jeżeli jest to niezbędne dla wykonania umowy pomiędzy Tobą a drugą stroną. 6. Obowiązek zwrotu lub usunięcia informacji poufnych Zawierając NDA najczęściej myślimy o początku współpracy. Warto jednak już wtedy pomyśleć o tym, co ma stać się z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy. Może to być obowiązek zwrotu tych informacji czy też ich usunięcia czy zniszczenia. Wszystko zależy od formy przekazania danych. Nie zapomnij również o wskazaniu terminu, w którym zwrot lub usunięcie danych ma nastąpić. Naruszenie obowiązku poufności Umowa o zachowaniu poufności ma wiele zalet. Przede wszystkim chroni Cię ona nie tylko przed sytuacją, gdy ktoś z celowo ujawnił ważne dla Twojego biznesu informacje. Zobowiązanie do poufności dotyczy również sytuacji, gdy ktoś ujawnił je nieświadomie. Na przykład nie wiedział, że jakaś informacja ma znaczenie dla Twojej działalności albo przekazał je omyłkowo innej, niepowołanej osobie. Warto zatem zawrzeć umowę o zachowaniu poufności, a w niej wskazać, że naruszeniem obowiązku poufności jest każde ujawnienie informacji poufnej osobie trzeciej bez Twojej uprzedniej zgody. Kara umowna w umowie o zachowaniu poufności Zaletą zawarcia umowy o zachowaniu poufności jest możliwość wprowadzenia tzw. kary umownej. Jest to kwota, którą druga strona zobowiązuje się zapłacić Ci, jeżeli naruszy umowę. Czy wprowadzenie kary umownej jest obowiązkowe? Nie. Natomiast bardzo uprości Ci życie. Jeżeli druga strona naruszy umowę i w związku z tym poniesiesz szkodę, będziesz mogła/mógł dochodzić odszkodowania. W tym celu będzie trzeba wykazać, że: druga strona naruszyła umowę, powstała Twoja szkoda i jaka jest jej wysokość, związek pomiędzy działaniem drugiej strony a Twoją szkodą. Gdy w umowie masz zapisaną karę umowną, wystarczy że wykażesz, że doszło do naruszenia umowy. Druga strona już na tej tylko podstawie będzie zobowiązana do zapłaty Ci ustalonej kwoty. O ileż mniej problemu, prawda? W jakiej formie podpisać umowę o zachowaniu poufności Zobowiązanie do zachowania poufności może mieć formę oddzielnej umowy albo znajdować się wśród postanowień regulujących współpracę między Tobą a drugą stroną. Przepisy nie wymagają żadnej formy dla umowy o zachowaniu poufności. Będę jednak przekonywać Cię, abyś zawarł/a taką umowę w formie pisemnej albo chociaż dokumentowej. Formą dokumentową będzie przykładowo skan podpisanej umowy przesłany za pośrednictwem wiadomości e-mail. W razie sporu będziesz musiał wykazać warunki umowy zawartej z drugą stroną. A zatem m.in. zakres informacji, które określiliście jako poufne czy sposób postępowania z tymi informacjami. Przyznasz, że bez posiadania tych ustaleń w formie utrwalonej jest bardzo niska szansa, że uda Ci się wykazać swoje racje? Warto zatem minimalizować sobie ilość potencjalnych problemów w przyszłości i już od samego początku podejmować odpowiednie kroki, żeby chronić Twój biznes. Jak długo obowiązuje umowa o zachowaniu poufności? Zawierając NDA powinnaś/powinieneś określić czas trwania zobowiązania do poufności. Najczęściej umowa o zachowaniu poufności trwa co najmniej tak długo, jak trwa współpraca pomiędzy stronami. Czasem strony mogą uznać za uzasadnione, aby dane informacje były zachowane w poufności przez określony czas, również po zakończeniu współpracy. W takim przypadku można wskazać konkretną datę, do której strony zobowiązane są do zachowania poufności. Można ten czas określić również w miesiącach lub latach. Warto unikać formułowania obowiązku zachowania poufności przez czas nieokreślony. Przyjmuje się bowiem, że taką umowę można wypowiedzieć w każdym czasie. A to w sposób oczywisty nie sprzyja ochronie istotnych dla Ciebie informacji. Ponadto należy uważać na ustalanie bardzo długich okresów obowiązku poufności, np. 15 czy 20 lat. Cechą informacji poufnych jest to, że mają znaczenie gospodarcze, a także nie są powszechnie znane. Taki znaczny upływ czasu może istotnie wpłynąć na znaczenie informacji określonych jako poufne. I okaże się, że informacje, które miały podlegać ochronie na gruncie danej umowy już wcale poufne nie są. Chcesz przygotować umowę o zachowaniu poufności dopasowaną do Twojego biznesu? A może Twój klient chce, abyś Ty podpisał takie zobowiązanie i potrzebujesz wsparcia prawnego? Zapraszam do kontaktuPatrycja Cydejko-Stachowiak radca prawnytel. 883 541 564e-mail: kancelaria@cydejko-stachowiak.pl Zdjęcie w nagłówku: photo by Georg Bommeli on Unsplash

Artykuł Umowa o zachowaniu poufności (NDA) pochodzi z serwisu Twórca w prawie | Patrycja Cydejko.